INTERNATIONALE VEREINIGUNG DER EHEMALIGEN BEDIENSTETEN DER EUROPÄISCHEN UNION

(am 29. Mai 2013 angenommene)
GESCHÄFTSORDNUNG

DER VERWALTUNGSRAT

 

BESCHLIESST:

KAPITEL I – BEITRITT NEUER MITGLIEDER, VERWALTUNG PERSONENBEZOGENER DATEN, KOMMUNIKATION UND AUSSCHLÜSSE

Artikel 1

Ein Mitglied der Vereinigung kann zwei oder mehreren nationalen Sektionen angehören, es muss jedoch die betroffenen nationalen Sektionen darüber in Kenntnis setzen.

In jedem Falle verfügt es in der Mitgliederversammlung über eine einzige Stimme.

Artikel 2

1. Jede Sektion ist für die Verwaltung der Daten jener Personen verantwortlich, die der Vereinigung über die Sektion beitreten
2. Jede Sektion ist dafür verantwortlich, die förmlichen Mitteilungen der AIACE International bei ihren Mitgliedern in angemessenen Fristen zu verbreiten.
3. Jede Sektion ist dafür verantwortlich, allgemeine Informationen an die Mitglieder nach den Kriterien und Modalitäten zu übermitteln, die sie für angemessen hält.
4. Jede Sektion übermittelt auf elektronischem Wege im Januar jeden Jahres eine Namensliste der Mitglieder vom 31. Oktober des Vorjahres an AIACE International.
5. AIACE International kann jedem Mitglied, das dies wünscht und seine E-Mail-Adresse mitteilt, allgemeine Informationen auf elektronischem Wege übermitteln.

Artikel 3

In außergewöhnlichen Fällen und nach ordnungsgemäß begründetem Beschluss des Verwaltungsrats auf der Grundlage eines Berichts des Leitungsorgans der betroffenen Sektion kann ein Mitglied der Vereinigung aus schwerwiegenden Gründen ausgeschlossen werden.

Diese Sanktion darf erst verhängt werden, nachdem der Verwaltungsrat den Betroffenen angehört hat.

 

KAPITEL II – VERTRETUNGEN

Artikel 4

Jedes nicht durch einen Stellvertreter vertretene Verwaltungsratsmitglied kann einem anderen Mitglied eine Vollmacht erteilen, um es bei einer Verwaltungsratssitzung zu vertreten.

Diese Vollmacht muss schriftlich erteilt werden.

 

KAPITEL III – WAHL DES PRÄSIDENTEN UND VIZEPRÄSIDENTEN

I.- WAHLVERFAHREN

Artikel 5

1. Der Verwaltungsrat wählt getrennt und in geheimer Abstimmung zuerst den Präsidenten, dann den Vizepräsidenten. Hierzu muss die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend oder vertreten sein.
2. Um gewählt zu werden, benötigt ein Kandidat die absolute Mehrheit gemäß Artikel 7.

Artikel 6

1. Der Präsident erkundigt sich, ob außer den nach Artikel 22 der Satzung eingereichten Kandidaturen weitere Kandidaturen für die beiden Ämter vorliegen.
2. Gibt es nur einen Kandidaten, so wird über ihn abgestimmt. Er gilt als gewählt, wenn er die absolute Mehrheit erreicht.
3. Gibt es zwei oder mehrere Kandidaten, so wird über sie abgestimmt. Gewählt ist, wer die meisten Stimmen erhält und die absolute Mehrheit erreicht.
4. Falls keiner dieser Kandidaten die absolute Mehrheit erreicht, erkundigt sich der Präsident nach eventuellen weiteren Kandidaturen.
5. Gibt es einen oder mehrere neue Kandidaten, so findet eine Wahl gemäß Punkt 3 dieses Artikels statt.
6. Gibt es keine neuen Kandidaten, so gilt Folgendes:
   • Hatte es nur einen Kandidaten gegeben, so stellt der Präsident fest, dass die Wahl ergebnislos war.
   • Hatte es zwei Kandidaten gegeben, so stellt der Präsident nur die Kandidatur zur Wahl, welche die meisten Stimmen erhalten hatte.
   • Hatte es drei oder mehrere Kandidaten gegeben, so stellt der Präsident die beiden Kandidaturen zur Wahl, welche die meisten Stimmen erhalten hatten. Gewählt ist, wer die absolute Mehrheit erreicht.
7. Wurden für zwei oder mehrere Kandidaten gleich viele Stimmen abgegeben, so werden neue Wahlgänge durchgeführt, bis ein Ergebnis ohne Stimmengleichheit vorliegt.

II.- ERFORDERLICHE  MEHRHEITEN

Artikel 7

Definitionen:

Absolute Mehrheit: Die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrates (gegebenenfalls auf die nächsthöhere ganze Zahl aufgerundet).

Enthaltungen werden mitgezählt, leere oder ungültige Wahlzettel dagegen nicht.

 

KAPITEL IV – NATIONALE SEKTIONEN

Artikel 8

Der Sitz der jeweiligen nationalen Sektion befindet sich grundsätzlich in der Hauptstadt des Mitgliedstaates, in dem sie angesiedelt ist.

Artikel 9

1. Eine neue Sektion kann in einem Mitgliedstaat, der noch nicht über eine Sektion verfügt, gegründet werden, wenn die Zahl der Mitglieder, die in diesem Land wohnhaft sind und eine Sektion bilden möchten, mindestens 20 Personen oder gegebenenfalls die erforderliche Mindestzahl beträgt, wenn die nationalen Rechtsvorschriften mehr als 20 Mitglieder voraussetzen.
2. Die Mitglieder müssen die Strukturen der Sektion im vollen Einklang mit den Bestimmungen dieser Geschäftsordnung einrichten. Im Bedarfsfalle kann die Vereinigung gebeten werden, dabei jegliche Art von praktischer Hilfe zu leisten.
3. Um die Startbedingungen für eine neue Sektion zu erleichtern und unter Berücksichtigung der anfänglichen Kosten für die Einrichtung einer Sektion, wird die neue Sektion ausnahmsweise von der Verpflichtung entbunden, an die Internationale Vereinigung Beiträge weiterzuleiten. Dies gilt für einen Zeitraum von höchstens 24 Kalendermonaten ab dem Zeitpunkt, an dem die neue Sektion gegründet wurde.

 

I. – MITGLIEDERVERSAMMLUNG

Artikel 10

Die Mitgliederversammlung der Sektion steht allen Mitgliedern der Vereinigung offen, die der Sektion angehören.

Sie tritt mindestens einmal pro Jahr nach Einberufung durch das Leitungsorgan der Sektion zusammen.

Sie verfügt insbesondere über folgende Zuständigkeiten:

1)      Erarbeitung und Änderungen der Satzung der nationalen Sektion in ihrer Eigenschaft als Verein und nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem sie angesiedelt ist;

2)      Ernennung und Abberufung der Mitglieder des Leitungsorgans und der Rechnungsprüfer;

3)      Genehmigung des Haushalts und der Rechnungsabschlüsse der Sektion;

4)      Annahme des Tätigkeitsberichts;

5)      Vorschlag für die Ernennung von je zwei Mitgliedern der Sektion als ordentliche Mitglieder und als stellvertretende Mitglieder des Verwaltungsrats der AIACE, die von der Mitgliederversammlung der AIACE in ihrem Amt zu bestätigen sind;

6)      begründeter Vorschlag für die Abberufung eines Mitglieds des Verwaltungsrats, das von der Sektion ernannt wurde;

7)      jede Entscheidung, die die Sektion betrifft und über die gesetzlichen oder satzungsgemäßen Befugnisse des Leitungsorgans hinausgeht.

 

II.- LEITUNGSORGAN DER SEKTION

Artikel  11

Jede nationale Sektion ernennt gemäß ihrer Geschäftsordnung einen Präsidenten und Verantwortliche für die Dauer von drei Jahren.

Artikel 12

Das Leitungsorgan stellt eine ständige Verbindung zum Verwaltungsrat der AIACE sicher. Es übermittelt ihm insbesondere jährlich einen Bericht, der das Protokoll seiner Versammlung, den Tätigkeitsbericht des vergangenen Jahres und das künftige Tätigkeitsprogramm sowie die Mitgliederliste der Sektion umfasst.

Es legt ihm Satzungsentwürfe und Satzungsänderungsvorhaben der Sektion vor.

Es teilt ihm die − falls nötig, von den nationalen Behörden genehmigte − Satzung der Sektion sowie die an dieser Satzung vorgenommenen Änderungen mit.

Artikel 13

Die Bestimmungen dieses Kapitels III über die nationalen Sektionen gelten vorbehaltlich der Einhaltung nationaler Rechtsvorschriften des Landes, in dem die Sektion ihren Sitz hat.

 

KAPITEL V – VERWALTUNGSORGANE

Artikel 14

1. Um den Präsidenten der AIACE und den Verwaltungsrat bei der Bewältigung ihrer Aufgabe zu unterstützen, kann der Verwaltungsrat jedes Organ oder jede Arbeitsgruppe einrichten, die er für notwendig hält.
   Mandat, Zusammensetzung und Funktionsweise dieser Arbeitsgruppen sind im Anhang zur vorliegenden Geschäftsordnung geregelt.
2. Der Generalsekretär, der stellvertretende Generalsekretär und der Generalschatzmeister können mit beratender Stimme an den Sitzungen des Verwaltungsrats und der Arbeitsgruppen teilnehmen.

 

KAPITEL VI – GENERALSEKRETARIAT

Artikel 15

Jeglicher Schriftverkehr, der von der AIACE stammt oder an diese gerichtet ist, wird dem Generalsekretär vorgelegt, der Registratur und Weiterleitung sicherstellt.

 

KAPITEL VII – RECHNUNGSPRÜFER

Artikel 16

Auf Vorschlag des Verwaltungsrats ernennt die Mitgliederversammlung zwei Rechnungsprüfer für die Dauer von drei Jahren.

 

KAPITEL VIII – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 17

Die vorliegende, in Ausführung von Artikel 38 der Satzung der AIACE angenommene Geschäftsordnung ersetzt und ergänzt die Geschäftsordnung vom 30. September 1991, die am 21. Februar 1994 in Artikel 9 geändert wurde.

Artikel 18

Der Präsident wird mit der Ausführung der vorliegenden Geschäftsordnung betraut.

 

Geschehen zu Brüssel am 29. Mai 2013

Für den Verwaltungsrat
Richard HAY
Präsident

 

Anlage: Mandat, Zusammensetzung und Regeln für die Funktionsweise der Arbeitsgruppen.

 

ANLAGE

MANDAT, ZUSAMMENSETZUNG UND REGELN FÜR DIE FUNKTIONSWEISE DER ARBEITSGRUPPEN

1. MANDAT

Arbeitsgruppen haben beratenden Charakter. Sie bereiten auf Wunsch des Verwaltungsrats oder des Präsidenten der AIACE und für diese allgemeine und spezifische Dossiers vor, die sich mit administrativen, rechtlichen oder sozialen Problemen befassen.

Im Einvernehmen mit dem Präsidenten können die Gruppen dem Verwaltungsrat in diesen Bereichen jede Art von Vorschlägen unterbreiten.

 

2. ZUSAMMENSETZUNG

Jede Arbeitsgruppe setzt sich aus höchstens neun Mitgliedern der Vereinigung (mehrerer Nationalitäten) zusammen, die der Verwaltungsrat auf Vorschlag des Präsidenten der AIACE ernennt. Jede Arbeitsgruppe wählt aus dem Kreis ihrer Mitglieder einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden.

Das Mandat jeder Arbeitsgruppe erstreckt sich auf drei Jahre.

 

3. FUNKTIONSWEISE

a)      Jede Arbeitsgruppe tritt nach Einberufung durch ihren Vorsitzenden oder stellvertretenden Vorsitzenden zusammen.

b)      Jede Arbeitsgruppe kann die Stellungnahme jedes Sachverständigen einholen, dessen Beratung sie für hilfreich hält. Wenn eine Beratung Kosten für die Vereinigung nach sich zieht, ist die Zustimmung des Präsidenten der AIACE einzuholen.

c)      Sollte eine nationale Sektion an einem speziellen Dossier besonderes Interesse haben, kann sie eines ihrer Mitglieder entsenden, wenn diese Frage von der betroffenen Arbeitsgruppe geprüft wird. Die Reisekosten hat die nationale Sektion zu tragen.

d)     Jede Arbeitsgruppe erstellt regelmäßig Fortschrittsberichte über ihre Arbeiten und bereitet einen Jahresbericht vor, den sie dem Verwaltungsrat nach Zustimmung des Präsidenten der AIACE vorlegt